Luna trecuta The Verge a publicat un articol interesant despre evolutia Dropbox, numit “The case against Dropbox looks stronger with each passing day“. In articol, autorul analizeaza Dropbox, una din solutiile de stocare populare din piata si descrie printre altele si functionalitati suplimentare pe care solutii similare le ofera (cum ar fi de exemplu Management de Proiect sau Fluxuri de Lucru).

Oare aceste functionalitati dilueaza sau complica business-ul lor? Sunt necesare pentru un business in crestere?

Pentru a raspunde la aceste intrebari, trebuie sa pornim de la principala problema a Dropbox – focusul exclusiv pe conceptul de fisiere si directoare. Aceasta structura, veche de cand s-au inventat calculatoarele, este folosita de toata lumea in activitatile zilnice. Astfel, pentru organizatii, sunt triviale organizari de genul “Contractele sunt salvate in C/Contracte/Sept 2015/Acme SRL/” si functioneaza fara echivoc atata timp cat regulile sunt clare si oamenii care la folosesc mentin aceasta structura in mod constient si organizat, pe masura ce documentele apar sau sunt modificate. Cu titlu de exemplu, daca un contract este creat in Septembrie dar este semnat doar in Octombrie, in care director ar trebui salvat?

Solutia pentru aceste probleme este folosirea metadatelor – informatii suplimentare despre fisiere, care descriu detalii sau starea curenta a fiecarui document. Aceste metadate pot fi intretinute automat (ca de exemplu data crearii, autor), sau pot fi actualizate automat (ex. client, ultima modificare, valabilitate). Aceasta abordare permite o flexibilitate extrema in cazurile in care se lucreaza cu volume mari de informatie. Relativ la exemplul de mai sus, daca un contract nu a fost inca semnat sau data valabilitatii inca nu a fost atinsa, poate aparea intr-o lista disponibila agentilor de vanzare sau directorului de vanzari, pentru a fi urmarit.

Similar, metadatele pot fi folosite pentru a procesa un document in cadrul unui flux. De exemplu, puteti impune o verificare a departamentului Legal pentru orice contract, inainte de a-l trimite la client, sau puteti notifica automat membri echipei cand un nou contract a fost semnat.

Stocarea structurata a informatiilor in directoare devine astfel irelevanta, atata vreme cat sistemul poate plasa automat fisierele in locatiile potrivite, in functie de informatiile din acestea. Este posibil chiar sa apara in locatii multiple in paralel, permitand accesul in functie de nevoi, in loc sa fie copiat manual in diverse directoare, sau, mai rau, trimise pe email. Astfel, contractul de mai sus poate aparea in lista contractelor active, si, in paralel, in lista contractelor semnate in Octombrie 2015 sau Lista documentelor atasate clientului ACME.

Diferentiatorul real intre aplicatii de tip ECM (Enterprise Content Management) si EIM (Enterprise Information Management) este dat insa de abilitatea acestor sisteme de a face referinte si de a permite continut de tip non-document – si acesta este cuiul lui Pepelea, cerinta care aduce cele mai multe frustrari.

Cele mai multe organizatii, indiferent de marimea acestora, lucreaza atat cu date nestructurate (gen DropBox), cat si cu date structurate (gen informatii clienti dintr-un sistem de tip CRM). Folosirea celor doua sisteme complet separate este de cele mai multe ori frustrant pentru utilizatori. Luati de exemplu cazul in care trebuie sa adaugati in CRM adresa unui client, preluata dintr-un contract. In acest caz, solutiile care pot sa creeze legaturi intre aceste sisteme aduc rapid beneficii.

M-Files este un astfel de sistem. Focusul este in acest caz pe management-ul atat a informatiilor structurate, cat si al informatiilor nestructurate, sub forma de obiecte, indiferent daca acestea sunt create si modificate in M-Files sau sunt referinte catre alte sisteme de tipul Microsoft Dynamics CRM, Sage sau altele. Toate aceste obiecte beneficiaza de aceleasi functionalitati ca si documentele, precum versionare, fluxuri sau permisiuni automate.

Intorcandu-ne la Dropbox – ce poate face acest sistem pentru a nu deveni “doar o solutie de stocare”? Daca in viitor cerintele vor fi in zona de integrare si agregare a informatiilor din medii eterogene din cadrul organizatiei, in scopul sustinerii business-ului, atunci Dropbox are nevoie de un upgrade major si se poate inspira din solutii deja existente pe piata, de genul M-Files. Odata ce organizatiile incep sa foloseasca solutii care combina documente, continut si procese de business, cine mai are nevoie de “o simpla solutie de stocare online”?

George Barcun

General Manager at Softventure
George are o experienta de peste 16 ani in domeniul IT si un know-how deosebit cu privire la piata avocaturii si cerintele specifice acestui sector. In ultimii ani, a coordonat proiecte complexe pentru solutii de Timesheet & Billing si Knowledge Management

Latest posts by George Barcun (see all)