Un om, un calculator

Fara batai de cap, toate documentele sunt stocate pe hard-disk-ul propriu. Fisierele sunt organizate pe directoare, in functie de preferintele personale.

Aceasta varianta este viabila strict in cazul in care vorbim despre un singur beneficiar. Imediat ce apar alti membri in organizatie, necesitatile evolueaza si apare nevoia de partajare si control al accesului. Sa vorbim in continuare despre solutii de partajare.

Partajarea fisierelor in cadrul echipei

Solutiile de partajare ale fisierelor sunt multiple, fiecare cu avantaje si dezavantaje. In primul rand, partajarea necesita setarea unor drepturi de acces. Cum informatia este organizata similar, per directoare, drepturile de acces sunt atribuite tot la nivelul acestor directoare. Variantele posibile in acest caz sunt urmatoarele:

• Server local
• Solutii cloud
• Solutii hibrid (private cloud)

Fiecare dintre variantele de mai sus aduce diverse beneficii. Varianta cu server local este deseori preferata datorita faptului ca server-ul respectiv este folosit pentru mai multe sarcini, nu doar stocarea fisierelor – de exemplu poate fi si server de email, de tiparire, pentru programe legislative. De asemenea, se pot folosi cu succes si dispozitive NAS (network attached storage, sau simplu spus, disk-uri de retea), care sunt de fapt mini-servere dedicate pentru stocare.

Varianta cloud este cea mai controversata. Pe de o parte, asigura continuitatea datelor in orice conditii, fara a fi nevoie sa va bateti capul cu backup-uri sau pene de curent. Pe de alta parte, presupune ca fisierele dumneavoastra sa fie stocate in afara organizatiei. De asemenea, accesull poate fi online, prin site-ul fiecaruia, sau offline, prin sincronizarea directoarelor partajate cu discul local. Aceasta sincronizare are avantajul de a aduce local toate documentele, util pentru un acces rapid. Acest lucru poate fi insa si un dezavantaj, in cazul in care se doreste un acces de tipul “need to know” sau limitat, pentru a impiedica copierea in masa.

Varianta de cloud privat este un mix intre cele doua anterioare. Exista pe piata solutii NAS, ca de exemplu Synology, care extind simpla functionalitate de stocare si ofera un server complex ce poate fi folosit pe post de server web, email si stocare, backup, etc. Aceste solutii ofera atat posibilitatea de accesare a fisierelor prin retea, dar si construirea unui cloud privat, prin care practic va puteti accesa fisierele de oriunde, prin internet, desi ele sunt stocate pe server-ul local. De asemenea, sunt puse la dispozitie inclusiv aplicatii care sincronizeaza fisierele cu discul local, similar cu solutiile cloud mentionate mai sus, cu aceleasi avantaje si dezavantaje.

Diferentele dintre cele doua sunt explicate cel mai bine in tabelul de mai jos:

Solutiile prezentate anterior permit organizarea pana la un anumite nivel. Se preteaza echipelor mici si organizate. In momentul in care echipa creste, diversitatea este principalul inamic al acestei organizari. Sa luam urmatorul exemplu:

Maria isi organizeaza lucrarile intr-o structura de directoare bazata pe client si proiect. Fiecare client are directorul lui si in cadrul acestuia, fiecare proiect este un director separat. In interiorul proiectului, Maria salveaza toate documentele aferente.

Mihai isi organizeaza activitatea dupa tipul acesteia. Are un director numit Instanta si unul numit Registrul Comertului. Directorul “Registrul Comertului” este mai departe spart in ani, iar in fiecare an avem un director de client cu documentele aferente.

Atat Maria cat si Mihai pot fi considerati organizati. Fiecare in parte stie sa caute informatia de care are nevoie, in functie de propriile reguli, dar in momentul in care aceasta informatie este publica, devine un cosmar pentru George, care incearca sa gaseasca un model de contract.

Acest model de contract este cuiul lui Pepelea, pentru ca in cazul descris mai sus nu se poate identifica obiectiv care documente sunt contracte, care sunt intampinari si care sunt documentatii de proiect. Cautarea informatiei este empirica si, in practica, membrii vechi ai organizatiei au sanse mult mai mari sa gaseasca o anumita informatie. Cu alte cuvinte, modelul prezentat anterior are cateva probleme insurmontabile:

• neomogenitate – conventii de nume si organizari diferite
• acces limitat la informatie – dictat de senioritate si/sau numarul de proiecte in care a fost implicat fiecare membru
• cautare greoaie si neconcludenta in multe cazuri
• monitorizare limitata a accesului

Cerintele lipsa de mai sus sunt rezolvate de solutii mai avansate de organizare, care poarta denumirea de DMS (Document Management System).

Document Management System

Un sistem de Management al Documentelor este de principiu folosit pentru a urmari, organiza si stoca documente. Majoritatea ofera si functionalitati de stocare a diverselor versiuni intermediare ale documentului, create si modificate de diversi utilizatori, precum si functionalitati de organizare interna si fluxuri de lucru.

Adio directoare..

Principala diferenta la folosirea unui DMS consta in necesitatea de a clasifica un document in momentul stocarii, prin atasarea unor informatii suplimentare, de genul Client, Dosar, Practica. Aceste informatii se numesc Metadate si sunt folosite pentru cautari ulterioare. Plecand de la exemplul de mai sus, George va putea regasi modele de contract datorita faptului ca toate documentele de tip contract au fost marcate ca atare. Mai mult, se pot face cautari de genul:

• Contracte pe clientul A, Dosarul B, sau
• Contracte pe practica Imobiliare, sau
• Documente revizuite de Mihai luna trecuta

Solutiile existente in piata ofera o plaja variata de functionalitati legata de aceste metadate. Principalii diferentiatori se refera la:

• Flexibilitate drepturi de acces
• Complexitate permisa la cautare
• Modalitate de acces
• Flexibilitate in configurare
• Fluxuri de lucru
• Suport pentru scan-uri si OCR (Optical Character Recognition)
• Suport pentru template-uri

Legat de drepturile de acces, marea majoritate a DMS-urilor folosesc metadatele pentru o simpla clasificare si cautare a informatiilor. Lucrurile pot fi duse insa mai departe. De exemplu, aceste metadate pot fi folosite pentru a seta drepturi de acces, de genul:

• George are acces total la toate documentele aferente clientului A, sau
• Mihai are doar drept de citire pentru documentele aferente unui dosar, sau
• Maria are acces de citire/scriere pentru documente administrative, de tip CV-uri

Legat de cautarea documentelor, functionalitatile variaza de la cautare stricta pe metadate sau cautare completa, inclusiv in interiorul documentelor. Unele DMS-uri pun la dispozitite inclusiv posibilitatea de OCR, adica interpretarea scan-urilor si extragerea textului din acestea, fapt care permite regasirea unui document scanat dupa continutul acestuia.

Legat de modalitatea de acces, majoritatea DMS-urilor au fie interfata web, fie de tip desktop. Fiecare dintre ele vine cu avantaje si dezavantaje. In cazul interfetei web, nu este nevoie de instalari locale, dar aduce limitari in partea de interfata de utilizare. In cazul interfetei desktop, accesul este simplificat si permite integrare facila cu aplicatii din suita Office (de exemplu o comparatie automata a versiunii curente de document cu cea de acum doua zile).

Exista insa si DMS-uri care ofera interfete duale, atat desktop cat si web, precum si aplicatii dedicate pentru acces mobil, pentru iOS, Android si Windows Phone.

Un DMS poate ajuta si in optimizarea timpului de generare a unui document. Se pot defini de exemplu template-uri de cereri de chemare in judecata care odata create sunt precompletate cu informatii gen Client, Dosar sau Parte Adversa.

Implementarea unui DMS permite o organizare si securitate mult superioara si pune bazele pentru pasul urmator, prin care apare notiunea de baza de date de cunostinte – Knowledge Management System.

Knowledge Management System

Aveti sute de clienti si mii de documente si versiuni. Odata cu cresterea numarului de documente creste si rezultatul unei simple cautari de genul “Contracte din practica Imobiliare”. Devine astfel evident ca nu este suficienta o simpla indexare si regasire a documentelor, ci este nevoie si de o zona speciala in care sunt promovate anumite documente considerate reprezentative. Un contract considerat ca exemplu relevant poate fi promovat ca facand parte din baza de cunostinte si regasit sub forma:

• Contract de asistenta juridica, onorariu orar
• Plangere contraventionala impotriva unei sanctiuni impuse de ANAF
• Contract de munca pe perioada determinata, clauza de neconcurenta, domeniul Pharma

Documentele din baza de cunostinte sunt mai mult decat simple template-uri. Sunt exemple de abordari si argumentari pentru diverse contexte, in majoritatea cazurilor anonimizate, astfel incat pot fi folosite de catre toti membrii organizatiei, fara limitari de acces. Aceste documente maximizeaza eficienta tocmai prin preselectia explicita a rezultatelor unei cautari.

Concluzie

Pentru fiecare tip de organizatie, mica sau mare, omogena sau eterogena, se potriveste un model de organizare dintre cele prezentate mai sus. Pe masura ce echipa creste, complexitatea interactiunii dintre membri determina abordarea unui model superior de organizare.

Procesul de selectare a unui model poate fi insa ingreunat de faptul ca organizatiile sunt, implicit, rezistente la schimbare. Orice nou sistem implementat trebuie in primul rand promovat intern pentru a asigura adoptarea lui si, ca finalitate, succesul implementarii. Odata trecuta insa bariera psihologica, membrii echipei vor constientiza beneficiile imediate, iar firma va putea evolua si prin prisma acestora.

Referinte:

http://en.wikipedia.org/wiki/Document_management_system

• About
• Latest Posts

George Barcun

General Manager at Softventure

George are o experienta de peste 16 ani in domeniul IT si un know-how deosebit cu privire la piata avocaturii si cerintele specifice acestui sector. In ultimii ani, a coordonat proiecte complexe pentru solutii de Timesheet & Billing si Knowledge Management

Latest posts by George Barcun (see all)

• Se poate si mai bine decat Dropbox? - October 21, 2015
• Cum te poate ajuta o solutie de content management - July 3, 2015
• Organizarea documentelor - March 19, 2015