Invata din experienta altora.
Orice organizatie lucreaza cu informatii si de aceea o problema generala este modul in care aceasta poate gestiona volumul din ce in ce mai mare de date. Desi nu pare un element critic in managementul firmei, studiile demonstreaza ca o crestere a eficientei in gestiunea documentelor poate face o mare diferenta in profitabilitatea generala a firmei.
De exemplu, stiati ca in medie:
- 30 de minute pe zi, respectiv 125 de ore pe an, sunt alocate de fiecare angajat cautarii de documente (Source: Harmon.ie)
- 60 % din documente nu mai sunt de actualitate si 50 % din documente sunt duplicate ale altor documente (Source: University of Jyväskylän)
- 70 % din documente sunt reproduse in fiecare zi (Source: International Data Corporation & Document Management Alliance)
- 19 copii sunt facute pentru fiecare document (Source: International Data Corporation & Document Management Alliance)
- 70% din timpul disponibil unui angajat „white-collar” este alocat procesarii de documente (Source: Coopers and Lybrand)
Urmatorul ps este sa transformi tot acest timpi in bani si sa calculezi costul efectiv generat de gestionarea si regasirea documentelor. De altfel, acestea sunt si motivele pentru care solutiile de management a documentelor au cea mai mare rata de crestere in domeniul IT.
Care e costul generat de documente per angajat?
Documentele unei organizatii sunt de cele mai multe ori imprastiate prin birouri, in fisete, pe calculatorul unei persoane, pe email sau intr-un server central. In plus, in medie:
- angajatii trimit spre revizuire doua sau mai multe documente pe zi catre cel putin 5 persoane;
- creeaza zilnic cel putin 10 documente noi care de cele mai multe ori sunt salvate in locatii multiple (Sursa: Harmon.ie);
- 15% din documente sunt salvate gresit sau pierdute (Sursa: Coopers & Lybrand).
Drept rezultat, angajatii pot pierde foarte mult timp cautand documente pierdute sau salvate gresit si, mai grav, se pierde timp in incercarea de a reface originalul pierdut.
Angajatii petrec intre 20% – 40% din timp cautand manual documentele, si chiar mai mult timp in incercarea de a administra versiunile documentelor sau pentru salvarea acestora.
Luand in calcul salariul mediu pe economie si tinand cont de orele pierdute anual in cautarea documentelor, rezulta un:
Cost suportat de firma 5.500 Eur / an / angajat
Creste eficienta si productivitatea in 3 pasi
Experienta cumulata de mii de companii din diverse industrii ne arata ca prin aplicarea catorva masuri simple puteti schimba semnificativ eficienta gestionarii documentelor. Ma jos, puteti regasi 3 dintre cele mai importante:
Elimina haosul din documente si impune un standard de lucru
Centralizeaza toata informatia intr-o baza unica de date pentru ca toti angajatii sa salveze si sa caute documente intr-un singur loc. Combate prostul obicei al angajatului de a salva documentele local, sau de cele mai multe ori pe desktop, si implementeaza un sistem comun de clasificare a documentelor. Astfel, productivitatea personalului care lucreaza cu documente poate creste in medie cu 30%. (Sursa: AIIM – Capitalizing on Content)
Acces remote la informatie
Ofera angajatilor acces remote si controlat la documentele firmei. Aceasta optiune va elimina nevoia angajatilor de a duplica documentele pe care le editeaza in afara firmei, generand versiuni care nu vor mai fi disponibile ulterior celorlalti colegi. Se estimeaza ca, in medie, intre 20% si 25% din informatie este accesata remote. (Sursa: AIIM – Capitalizing on Content)
Cautarea prin toate tipurile de fisiere
Este frustrant sa cauti informatii legate de un subiect comun (ex: despre client) in locuri diferite: email-urile in Outlook, documentele pe server, facturile in programul de contabilitate, datele de contact in solutia CRM, etc. Centralizeaza toate informatiile intr-un singur loc si vei obtine un proces rapid de cautare a informatiilor, crescand cu pana la 33% calitatea serviciilor de suport fata de client.
Beneficii directe
1. Reducerea costurilor operationale
Costurile asociate salvarii, arhivarii, cautarii sau printarii unui document cresc la o rata exponentiala. In fiecare zi, peste 1 miliard de fotocopii sunt sunt facute la nivel global (Sursa: Forrester).
In plus, pe langa costurile semnificative implicate de administrarea documentelor electronice, arhivarea lor in format fizic pune din nou presiune pe costuri. Hartiile nu dispar in intregime chiar si intr-un mediu informatizat in care printurile nu mai reprezinta sursa primara de informatii, dar printarea si copierea documentelor scade drastic.
Solutiile de tip ECM pentru managementul documentelor actioneaza in sensul reducerii costurilor aferente spatiilor de birouri, arhivarii fizice, serverelor, hartiei, fisetelor, fotocopiilor, furnizorilor:
- 2% este procentul mediu de reducere al spatiului de stocare alocat informatiilor nestructurate, prin folosirea unei solutii de tip ECM si, in particular, o solutie ECM care foloseste doar o copie a fiecarui document
- Reducerea fermelor de servere cu pana la 30% – 50% prin salvarea unui document sau a unui email o singura data.
- Reducerea spatiilor de stocare fizica care se reflecta in costurile cu spatiul de birouri cu pana la 8.6%. Aceasta ar fi o consecinta directa a trecerii la o cultura de lucru cu documente electronice.
2. Eliminarea pierderilor de date
Bresele de securitate privind documentele pot avea cauza atat interne cat si externe organizatiei. Datorita caracterului insiduos al atacurilor externe, acestea pot fi mai greu de detectat si astfel incidentele sunt mai greu de controlat si de remediat.
Pentru 60% din companiile mari riscul scurgerii de informatii este mare, iar pentru 13% este „dezastruos”. (Sursa: AIIM – Capitalizing on Content: A Compelling ROI for Change)
Mai mult, se pierde foarte mult timp pentru cautarea documentelor pierdute sau clasificate gresit. Gestionarea eficienta a documentelor prin solutii de tip ECM iti ofera securitatea de care ai nevoie si asigura totodata cresterea generala a productivitatii:
- Reducerea timpului necesar cautarii documentelor – 59% din manageri se confrunta cu lipsa informatiilor importante care desi exista, nu pot fi regasite in timp util. (Sursa: Accenture)
- Reducerea timpului necesar reproducerii documentelor pierdute sau distruse. De exemplu, o firma de 1.000 de angajati din Statele Unite pierde intre 2.5 si milioane $ cautand informatii care nu mai exista sau reproducand documente pierdute. (Sursa: IDC)
- Reducere privind costurile de audit, litigii, amenzi sau alte pierderi generate de managementul informatiei. (Sursa: AIIM’s „Plotting the Changes”)
- Evitarea pierderii reputatiei datorate unui management deficitar al informatiei. 27% din companii au suferit astfel de pierderi. (Sursa: AIIM’s „Plotting the Changes”)
3. Conformitate cu standardele de calitate
Standardele de calitate internationale devin din ce in ce mai complicate, iar cerinta de aderare a companiilor la standardele industriei a dus la concluzia ca salvarea si arhivarea formatelor electronice ale documentelor este critica pentru organizatie.
- 90% dintre firmele chestionate mentioneaza conformitatea cu standardele industriei ca factor decisiv in decizia de implementarea sau dezvoltare a unei solutii de tip ECM. (Sursa: Information Management Compliance Survey, IDC si ARMA)
- 60% dintre firmele chestionate indica cresterea eficientei in procesul de audit ca motiv principal in decizia de implementarea sau dezvoltare a unei solutii de tip ECM. (Sursa: Information Management Compliance Survey, IDC si ARMA)
La intrebarea „Cand luati in calcul proiectele privind managementul documentelor, care sunt principalii facturi luati in calcul de organizatia dumneavoastra?”, raspunsurile se prezinta astfel:
Studiu de caz – Booth & Associates
ROI: 378%
Recuperare investitie: 4 luni
Beneficii anuale medii: $119,019
Booth & Associates, o firma din Statele Unite care activeaza in domeniul serviciilor de inginerie, a implementat solutia de document management M-Files pentru imbunatatirea modului de arhivare a documentelor si a capacitatii de cautare informatii, cu scopul de a creste eficienta echipei de ingineri si pentru a elimina fluxurile de lucru redundante.
In urma implementarii solutiei M-Files, beneficiile imediate au fost:
- Evitarea costurilor cu noi angajati – usurinta in utilizare, versionarea automata si capabilitatile de cautare a informatiei au eliminat necesitatea angajarii de personal suplimentar pentru suportul echipelor de ingineri privind administrarea si organizarea documentelor.
- Cresterea productivitatii – inginerii au salvat in jur de 20 de minute zilnic, iar tehnicienii in jur de 15 minute pe zi, in ceea ce priveste cautarea documentelor, si mai ales in cautarea versiunilor finale care se trimit clientului. Aceasta a condus la cresterea productivitatii si la reducerea timpului global necesar finalizarii proiectelor.
- Reducerea riscului de neconformitate – proiectele derulate de Booth & Associates implicau o mare responsabilitate cu privire la documente si la confidentialitatea acestora. M-Files a asigurat prin optiunile sale de securitate si fluxuri de lucru o derulare rapida a proiectelor si a conformitatii cu cerintele clientului.
Beneficii nete cumulate ($)
|
Costuri privind solutia de document management Licentele aplicatieiSetarea politicii de back-upOrele alocate de personalul din cadrul Booth & Associates
Orele pentru training-ul personalului.
|
RAPORT COST / BENEFICII 1 : 10.1
George Barcun
Latest posts by George Barcun (see all)
- Se poate si mai bine decat Dropbox? - October 21, 2015
- Cum te poate ajuta o solutie de content management - July 3, 2015
- Organizarea documentelor - March 19, 2015